新しいマンション管理の選択肢！第三者管理方式（外部管理者方式）の導入メリットとデメリット
マンション界隈において「高齢化による役員のなり手不足」はよく挙げられる問題です。
そこで昨今「第三者管理方式」（最近では「外部管理者方式」とも呼ばれます）に注目が集まっています。
しかし、名前は知っていても具体的にどんな仕組みなのかまでは知らない、という方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、第三者管理方式について詳しく解説します。
第三者管理方式を導入した方がいいマンションの特徴なども紹介しますので、検討されている方はぜひ参考にしてみてください。
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INDEX
第三者管理方式とは
第三者管理方式とは、外部の専門家に役員に就任してもらい、管理組合運営を任せる方法です。
一般的には区分所有者が数年ごとに順番に役員を担う「輪番制方式」が多く見られます。
「第三者管理方式」では区分所有者ではない外部の専門家に役員業務を担ってもらうのです。
委託するための費用は発生します。
しかし、委託する形式によっては区分所有者が役員業務を行う必要がなくなりますので、負担軽減が期待できるでしょう。
理事会が土日に開催されるマンションも多く見受けられます。
せっかくの休日に理事会に参加するのが苦痛、という方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？
欠席を繰り返すのも、周囲の目が気になりますよね。
このような方々にとって、役員をやらなくて良いという状況はとても喜ばれるようです。
第三者管理方式は3パターンある？それぞれの特徴とは
国土交通省が公開している標準管理規約では、第三者管理方式は以下の3つに分類されます。
- 理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型
- 外部管理者理事会監督型
- 外部管理者総会監督型
それぞれの管理組合の仕組みと特徴について詳しく解説します。
理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型
「理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型」は、マンション管理士などの外部の専門家にマンションの理事や理事長に就任してもらう形式です。
外部専門家が理事会の構成メンバーとして、区分所有者である他の役員とともに管理組合を運営します。
理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型の特徴
管理会社の選定や大規模修繕工事などの比較的大きな検討を行うときに、客観的な視点を持つ外部専門家に選定プロセスを委託できるため、理事の負担を軽減できます。
マンション管理士のようなマンション管理の専門家に管理組合運営をサポートしてもらうという目的だけであれば、この方式意外にも考えられます。
さらに、役員に選任された区分所有者は引き続き理事会に出席する必要があるため、大きな負担軽減にはなりません。
そのため、この方式を採用しているマンションは少ないかもしれませんね。
外部管理者理事会監督型
「外部管理者理事会監督型」は、外部の専門家を理事会とは離れた立場の管理者として選任し、区分所有者たちで形成する理事会が監事的立場となって外部管理者を監視する形式です。
さらに違う外部管理者を、理事会内へ追加し、監視力を高めるパターンもあります。
引き続き区分所有者による理事官運営は行う必要があるため、役員の負担軽減にはなりません。
外部管理者理事会監督型の活用シーン
活用シーンとしては、管理組合が訴訟を起こすような場合。
このようなとき、通常は管理者である理事長名で提訴します。
訴状記載される名前は、当然理事長の個人名です。
この点を負担に感じる方も多くいらっしゃいます。
しかし、「外部管理者理事会監督型」であれば外部の専門家の名前で訴訟を起こすことができるようになるのです。
外部管理者総会監督型
「外部管理者総会監督型」は「理事会廃止型」とも呼ばれています。
その名のとおり理事会を廃止し、マンション管理士等の専門家が管理者として就任する形式です。
理事会そのものがなくなり、区分所有者から選出された監事が外部専門家を監視するか、監査法人による外部監査を行います。
最初の2パターンよりもさらに踏み込んだ外部専門家への委託型です。
監事と管理組合総会がチェック機能として稼働します。
このパターンであれば、基本的に理事会を開催することはありません。
そのため区分所有者は役員業務から解放されます。大幅な負担軽減となることでしょう。
よって、このパターンの採用事例が最も多いのではないでしょうか。
しかし、当然ながらデメリットもあります。
外部管理者総会監督型のデメリット
管理組合の負担は大きく軽減されますが、その分外部管理者への依存度が高まると言えるでしょう。
外部管理者は一人で何でもできてしまう仕組みのため、適切に管理組合が監視・牽制できる体制を整えておくことが大切です。
関連記事：マンション管理組合の役員は義務？断れない？役員になるメリットなどもいっしょに解説！
第三者管理方式がマンション管理で注目されている理由とは
第三者管理方式が最近注目されている理由として、次の３点があげられます。
①マンション標準管理規約が改正され、第三者管理方式が明文化された
②住民の高齢化により役員のなり手不足を抱えるマンションが増えている
③管理不全マンションの存在
それぞれ詳しくみていきましょう。
マンション標準管理規約の改正、第三者管理方式の明文化
第三者管理方式という手法が最初に認知を集めたのは、国土交通省の2016年「マンション標準管理規約」の改正でしょう。
これまでの標準管理規約においては、区分所有者で構成される理事会が中心となって管理を行うことが一般的でした。
しかし、理事の担い手不足問題をうけて2011年に理事対象者の条件から「居住している区分所有者に限定」が撤廃されました。
さらに、2016年の改正において、外部の専門家に管理組合の運営を委託する「第三者管理方式」に関する条文が追加されています。
第35条 管理組合に次の役員を置く。
【外部専門家を役員として選任できることとする場合】
出典：標準管理規約第35条
2 理事及び監事は、総会で選任する。
3 理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事のうちから、理事会で選任する。
4 組合員以外の者から理事又は監事を選任する場合の選任方法については細則で定める。
こうした流れを受けて、第三者管理方式を検討するケースが増えているのです。
住民の高齢化により役員のなり手不足を抱えるマンションが増えている
築30～40年のマンションにおいて、新築当時から住んでいらっしゃる方たちの年齢が70代、80代となっている事例はざらにあります。
住民の高齢化により、役員を引き受けられないという方の割合が増えているのです。
また、マンションが古くなっていくと、マンションの賃貸比率も高まる傾向にあります。
遠方に住んでいる外部オーナーへ役員を任せることは、あらゆる意味で困難です。
上記を考えると、役員を引き受けられるのはマンションに住んでいて、かつ高齢でない方たちと限定されます。
しかしそうなると、役員担当者に偏りが生まれ、その方々への負担が重くなってしまうのが問題です。
そんなマンションにおいて、第三者管理を検討する例が増えているようです。
管理不全マンションの存在
管理不全マンションを従来のような健全なマンションへと戻すためには、やることがたくさんあります。
それらを理事会役員で行うのはとても大変なので、第三者へ任せるという流れが生まれたのです。
管理不全マンションとは、管理組合自体がない。
あったとしても理事会が機能していない、などの理由により管理状況に問題があるマンションのことを指します。
管理が十分にされていないマンションは適切な修理なども行われていないので、放置を続けていると通常の時期よりも早く取りこわしの時期を迎えてしまうことでしょう。
管理不全マンションを元の状態にするためには、管理組合を設立し、管理規約を定め、修繕積立金や管理費を徴収し、日々のメンテナンスをしっかりと行う……といったところまで行う必要があります。
これらの活動を、一部の区分所有者の方の力だけで行うのは非常に難しいこと。
そのため、プロの支援が必要になるのです。
もしかして管理不全マンションかも？どこに相談すればいい？
管理不全マンションを健全な姿に戻すための一連の流れに対し、一般的にマンション管理士が支援の役目を担います。
もし、自身のマンションが管理不全かもしれない、など課題や不安を抱えている方は、マンションがある地域の市役所や区役所などに相談してみましょう。
マンション管理士を紹介してくれたり、管理士派遣費用の一部を助成金として受け取れたりする場合もあります。
第三者管理方式のメリットとデメリットとは
マンションの救世主ともいえる第三者管理方式ですが、メリットだけでなくデメリットもあります。
「デメリット」というよりも、注意点といった方が正しいでしょうか。
この章では第三者管理方式のメリット・デメリットについて紹介していきます。
第三者管理方式のメリット
第三者管理方式のメリットとしては、主に以下のような点が挙げられます。
①区分所有者の負担が軽減できる
②レベルの高い管理組合運営が期待できる
区分所有者の負担が軽減できる
第三者管理方式の最大のメリットといえるのが、管理組合側の負担軽減です。
特に、外部管理者総会監督型（理事会廃止型）であれば役員を引き受けなくてよくなります。
役員に選ばれるのは数年に一度とはいえ、役員をやらなくても良いということに対して大きなメリットを感じる方も少なくはないでしょう。
理事会機能を残すパターンであったとしても、管理のプロが管理組合運営に少しでも携わってくれれば区分所有者の負担軽減が期待されます。
レベルの高い管理組合運営が期待できる
管理のプロに理事会運営、またはサポートをお願いすることでレベルの高い管理運営が期待できます。
管理組合員の方たちは、建築などの専門的な知識を持ち合わせていない方が多いため、修繕工事の提案書が提出されたとしても、本当に修繕が必要な状況なのかを判断するのが難しいでしょう。
また、相場がよくわからないケースも想定されます。
さらに、管理費の滞納問題や、上下階の騒音問題などのトラブル発生時においても経験豊富なマンション管理士が関与することで対応がスムーズになるかもしれません。
経験豊富なマンション管理士であれば、管理組合にとって最良と思われる選択をしてくれることでしょう。
第三者管理方式のデメリット
メリットの多い第三者管理方式ですが、デメリットも少なからず存在します。
考えられるデメリットとしては、以下の項目です。
①費用がかかる
②利益相反行為のリスクがある
③管理組合の運営ノウハウが蓄積しづらい
④（一度変更すると）従来の管理方式に戻しにくい
費用がかかる
第三者管理者方式を導入した場合、当然のことながら管理者である外部専門家への報酬が発生します。
場合によっては各世帯から徴収する管理費の値上げを伴う場合も。
利益相反行為のリスクがある
利益相反行為とは、一方が利益となる反面、他方が不利益を被ることになる行為のことをいいます。
第三者管理方式において、特に管理会社が管理者になるケースで利益相反問題が起こりがちです。
管理会社が基本的に受託しているのは清掃や点検などの業務で、設備に不具合が発生した際の修繕工事なども請け負っています。
こういった場合の利益相反とは、管理者が自分の所属する会社の利益を優先し、その結果管理組合側の不利益となることがあるのです。
たとえば設備に不具合があった場合、修繕費用として管理会社が10万円の見積もりを作成したとしましょう。
管理者の立場からは「もっと安くできないか」と主張しますが、管理会社の立場では12万円くらいで受注してもっと利益を上げたいと考えるかもしれません。
管理会社が管理者になると、管理者（管理会社側の人間）が会社の利益を優先し、管理組合にとって不利益な結果をもたらす可能性が生じることも視野に入れておいた方がいいかもしれませんね。
管理組合の運営ノウハウが蓄積しづらい
管理組合のノウハウが蓄積されないという点もデメリットとしてあげられます。
管理組合には、長年にわたって建物の修繕や管理組合の運営におけるノウハウが存在し、受け継がれていくのが一般的です。
しかし、第三者管理方式では外部の専門家に依頼します。
そのため、従来のように管理組合内にノウハウが蓄積されず、次の世代に引き継がれない可能性があるのです。
（一度変更すると）従来の管理方式に戻しにくい
第三者管理方式を取り入れる際には、管理規約の大幅な変更が必要です。
一度第三者管理方式を取り入れた後で、再び従来の方式に戻すことは簡単ではありません。
第三者に運営をお任せしている方式から、再び自分たちで役員を引き受ける方式に戻すとなると反対意見が多く出ることが想定されます。
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第三者管理方式を導入した方がいいマンション事例
第三者管理方式を導入した方がいいマンションの事例は下記の2パターンです。
・理事会が機能しなくなっているケース
・役員のなり手が不足しているマンション
今回は上記2つのパターンを詳しく紹介します。
理事会が機能しなくなっているケース
役員のなり手不足などが原因でメンバーが固定されていて、一部の人の負担が大きい場合、第三者管理方式の導入を検討することをおすすめします。
一部の区分所有者だけに負担がかかる状態は健全な管理体制とはいえません。
また、管理運営に偏りが生まれ、柔軟な対応が難しい可能性もあります。
外部管理者に委託することで、固定化されていたメンバーへの負担を軽減できるうえ、最適な運営へと一新する機会として活用することも可能でしょう。
役員のなり手が不足しているマンション
館外オーナーが中心で居住する、区分所有者が少ないマンションも第三者管理方式が向いています。
投資用のワンルームマンションやリゾートマンションのようなイメージです。
この場合、役員のなり手が見つかりにくいだけでなく、理事会も機能しづらくなるかもしれません。
であれば、最初から信頼できる専門家に任せてしまった方が、健全な管理運営ができるでしょう。
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第三者管理方式を導入する場合の注意点
ここでは、第三者管理方式を導入する場合の注意点について解説します。
第三者管理方式を導入する際のおおまかな手順は以下の通りです。
理事会での検討
第三者管理方式の必要性を検討し、第三者管理方式のパターンや委託先、予算、管理規約の改訂などについて話し合います
総会決議
第三者管理方式に移行する場合は、管理規約の改定が必要です。
管理規約の改正は通常「特別決議（区分所有者及び議決権の各4分の3以上の多数による集会の決議）」で決定します。
運用開始
いよいよ運用の開始ですが、第三者へマンションの管理運営を委託する場合でも、マンションの区分所有者それぞれが当事者意識を持つことが大切です。
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マンション管理士など、外部の専門家に管理者を依頼する場合
外部専門家に管理を依頼すれば、区分所有者や管理組合としての責任が完全になくなるというわけではありません。
第三者管理者を選任しても、区分所有者が管理への意識や関心を持ち続けられるよう、外部管理者の業務執行状況をしっかりとチェックする必要があります。
第三者に管理を任せるなら、ルールを明確にしておこう
第三者管理者方式を導入するうえで、運用ルールを明確化しておくことも重要です。
具体的には、外部管理者の選任や解任の方法、欠格要件をはじめ、個人の専門家が理事に就任する場合の継続性の確保を含めた補欠ルールなどです。
その際に参考になるのが、国土交通省が公開しているガイドラインです。
理事会の代わりとなるチェック体制の構築や、管理状況の共有も忘れずに
第三者管理方式に移行するのであれば、理事会に代わる監査機能を含むチェック体制の構築、利益相反取引の排除など外部管理者取引における健全性の確保、補償の担保なども必要です。
チェックが甘くなり、管理組合の資金が不正に使われてしまっては、第三者管理方式への移行を推進した役員の方々がのちに非難を受けてしまうことも考えられます。
そのため、第三者管理に移行したあとも、区分所有者がマンションの管理状況を共有できる仕組みづくりも重要です。
たとえば「どのような意思決定や発注が行われたのか、区分所有者に共有するために毎月の収支報告書に加えて管理運営状況報告書を全区分所有者に提出する」といった内容が考えられます。
第三者管理方式を導入してそれで終わり、というわけではありません。
長い間住み良いマンションを保ちたいのであれば、しっかりとこれらのことも守りましょう。
管理会社に管理者業務を依頼する場合
投資型マンションやリゾートマンションなどでは、分譲当初からマンション管理会社が管理者であるケースもあります。
最近は管理会社の方から「管理者業務を受託しますよ」と提案する場合も多いようです。
管理者を管理会社へ依頼する場合、利益相反問題へ対策が重要で、事前の取り決めや対策が必要です。
日常管理を委託する管理会社が管理者になる場合、マンション管理会社の収益ばかりが優先されていないか注意が必要です。
実際に、管理費や修繕積立金が管理会社の独断で使われてしまったという事例もあるようです。また、第三者管理方式に移行する際に、管理会社の言うままに管理規約の変更も行ってしまったため、通常の理事会方式に戻そうと考えたとしても、元に戻すための手続き上のハードルが非常に高く、理事会方式に戻せないという事態も起きているようです。
そのため、その点を問題視した国土交通省が、2024年6月にガイドラインを大幅に改定し、その内容を公表しました。
詳しい内容については、「マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン」と検索してもらうと国交省のHPが見つかると思いますので検索してみて下さい。
このガイドラインでは外部者管理方式を採用する場合の注意点や、検討の進め方、契約書に盛り込んでおいた方が良い事項などが書かれています。
マンション管理アプリ「クラセル」が第三者管理方式におすすめな理由
弊社のマンション管理アプリクラセルは、第三者管理方式を採用されるマンションには特におすすめしています。
主な理由は以下の３点です。
・情報がブラックボックス化しない
・管理者への牽制機能
・管理者が効率的に管理業務を行えるため費用を抑えやすい
詳しく解説していきます。
情報がブラックボックス化しない
管理組合の収支状況や、駐車場の空き情報など、マンションの様々な情報を区分所有者ならいつでもクラセルで確認ができます。
そのため「管理者しか情報を把握できない」といったブラックボックス化を回避できます。
情報がブラックボックス化してしまうと、管理組合側の管理に対する意識が希薄化されてしまう可能性があります。
マンションの管理はしっかりと当事者意識を持って取り組まなければ、気づいたときには……ということも起こりかねません。
管理者への牽制機能
管理組合の通帳と印鑑を使って管理者が支払いを行う場合、不正な出金がないかのチェックが非常に困難です。
クラセルの場合は、支払いの情報や入出金明細などすべてがクラセル上に保存されます！
そのため、不正支払に対する牽制機能が働くのです。
また、それだけでは不安という場合は、第三者管理に移行した場合でも支払の承認権限だけは区分所有者側に残しておく、という運用もクラセルなら可能。
設定によって自由がきくので、安心ですね。
管理者が効率的に管理業務を行えるため費用を抑えやすい
管理組合口座からの支払いや、管理費などの徴収、決算書類の作成業務などを委託する場合は、クラセルを活用することで管理者を委託するための費用の削減が可能です（どこまでの業務を管理者に委託するかどうかにもよります）。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
第三者管理方式は、デメリットもありますが、そこに注意して導入すればメリットの大きいおすすめな管理方式といえるでしょう。
ただし、注意点としては「単に役員をやりたくないから」というだけで進めてはいけないということです。
これは弊社にサービスをご活用いただいているお客様から、実際にお聞きしたお話です。
ある管理会社から「うちに管理者業務をお任せいただければもう役員をやる必要がないですよ。土日はゆっくりお休みしたいですよね」と提案され、言われるがまま、管理会社による管理者管理方式に移行したそうです。
実績数が多く、管理報酬費も無料という話もあり、管理組合内で大きな反対意見はなかったようです。
ところが、移行してから1年後。不要と思われる工事や、割高な工事を管理会社が発注していたことが発覚したのです。
理由を問いただしてみてもはっきりとした答えは返ってこず、不信感を募らせたこのマンションでは、翌年の総会でこの管理会社を解約することに。
役員をやらなくて良くなったという嬉しさよりも後悔ばかりが残る結果だったそうです。
弊社と業務提携をしているマンション管理士であれば、信用度も高く、このようなことは起こりません。
第三者管理方式への移行を検討する場合は、ぜひ当社にもご相談下さい。
