マンション管理組合の役員は義務?断れない?役員になるメリットなどもいっしょに解説!

分譲マンションに住んでいると、賃貸マンションや一戸建ての時には馴染みのなかった「管理組合」「理事長」「役員」などといったワードを耳にするようになります。
突然「来年の役員はあなたの番なのでよろしくお願いします」と管理会社の担当者から言われ、戸惑う方もいるのではないでしょうか。

今回は、そういったお困りの方へ向けて管理組合や理事会、役員の役割やその意味などについて解説します。

コラムの最後にはおすすめの管理方法も載せているため、参考までにぜひ最後までご覧ください。

マンションの管理組合とは

管理組合とは、分譲マンションを維持管理するため区分所有者全員で構成された団体のことです。
その役割はマンションの管理規約を作ることや管理費・修繕積立金の管理、共用部分のメンテナンスなど、マンション管理に関する全般にわたります。

では、管理組合とはどのような定義なのでしょうか?

管理組合の定義

管理組合は「区分所有法」という法律がその根拠となっており、区分所有者全員が構成員(組合員)とされています。
なお、区分所有法では区分所有者全員が管理組合に加入することが義務づけられています。
そのため、分譲マンションの1室を購入したら自動的にそのマンションの管理組合員になると考えておきましょう。

また、管理組合における構成員の対象者は区分所有者です。そのため賃貸で住んでいる人や、区分所有者の家族などは管理組合員に含まれません。

管理組合の役割とは

では、管理組合の役割とは一体何なのでしょうか?
国土交通省が公表しているマンション標準管理規約には、以下のような文章があります。

第1条(目的)
この規約は、○○マンションの管理又は使用に関する事項等について定めることにより、区分所有者の共同の利益を増進し、良好な住環境を確保することを目的とする。

出典:国土交通省“マンション標準管理規約(単棟型)”

第6条(管理組合)
区分所有者は、区分所有法第3条に定める建物並びにその敷地及び附属施設の管理を行うための団体として、第1条に定める目的を達成するため、区分所有者全員をもって○○マンション管理組合(以下「管理組合」という。)を構成する。

出典:国土交通省“マンション標準管理規約(単棟型)”

この2つの条文から、管理組合の役割は「区分所有者の共同の利益を増進し、良好な住環境を確保するために活動すること」だといえます。

区分所有者の共同の利益といわれると、それが何を指すのか少し分かりづらいかも知れません。

もっとわかりやすい言葉でいえば「マンションの資産価値を高める」「管理組合のお金を無駄なく有効に使う」といったところでしょうか。

「良好な住環境の確保」は分かりやすいですね。言葉の通り、住民が安心して気持ちよく暮らせるような住環境を確保することです。

マンションの「標準管理規約」とは

エレベーターや給水設備、オートロックなどの設備を問題なく常に使える状態にしておいたり、内観外観問わず清潔感を保持したりと、良い住環境を整えるためにすべきことは多くあります。

これらは住環境の良し悪しに加え、資産価値にもつながる部分のため、絶対におろそかにしてはならないところです。
その中で具体的にどのような業務をマンション管理組合が担うのかは、そのマンションにある管理規約によって異なります。

参考例として国土交通省が管理規約の標準モデルとして作成した「標準管理規約」があるため、気になる方はチェックしてみましょう。
下記のリストはその中の一部です。

  • 敷地及び共用部分等(以下「組合管理部分」という。)の保安、保全、保守、清掃、消毒及びごみ処理
  • 長期修繕計画の作成、変更に関する業務
  • 長期修繕計画書の管理
  • 建替え等に係る合意形成に必要となる事項の調査に関する業務
  • 修繕等の履歴情報の整理及び管理等
  • 共用部分等に係る火災保険、地震保険その他の損害保険に関する業務
  • 修繕積立金の運用

これらはほんの一部ですが、上記の内容だけでもとても大変そうに思えてしまいますね。
ここで記された業務以上のことをしっかりと遂行することが、管理組合の役目なのです。
標準管理規約をそのまま使っているマンションもありますが、自分達で設定しているところもあります。

管理組合の中には住民向けのレクリエーションを企画、運営しているところもあるため、具体的な業務内容を知りたい場合は自身の住むマンションの管理規約を確認してみるのもよいでしょう。

理事会と総会の違い

管理組合に関連する会議として「総会」と「理事会」があります。
言い換えただけ?いいえ、そうではありません。それぞれに違った意味があるのです。

この章では、各会合がどのような目的で、どんな役割を持ち、何を行っているのかを解説します。
管理組合の活動を正しく知るために、総会と理事会について深く知っておきましょう。

管理組合の総会とは

総会は少なくとも年1回以上開催されます。

標準管理規約において、総会は管理組合の新会計年度開始後2ヶ月以内に開催すると定められています。 新会計年度の開始時期はマンションによって異なるため、通常総会の開催時期も管理組合によってまちまちです。
会計年度の区切りを3月と設定している管理組合が多く、その影響で4月〜6月の期間に総会が開催される傾向にあります。

総会は審議と決議によって管理組合の意思決定を行う場であり、原則として区分所有者全員が出席可能です。
むしろ、総会に出席できるのは区分所有者のみなのです。しかし、理事長が必要と認めた場合には管理会社や専門業者などに出席を依頼することもできます。

総会の目的

総会とは、管理組合の様々な方針の決定を行う最高意思決定機関のことです。
株式会社でいうと株主総会の位置づけにあたります。

定期総会と臨時総会

総会は理事長が招集して開催されます。
理事長は少なくとも年に1回は定期総会を招集しなければなりません。

定期総会に対し理事長が必要と判断した際、臨時に招集して開催するのが「臨時総会」です。

標準管理規約では総会の成立要件を「議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない」としています。標準管理規約通りのマンションの場合は、いかなる理由があってもその定足数を満たす組合員が総会に出席していなければ総会とは呼べません。

総会決議で決める内容とは

総会で決議する事項には、主に下記のようなものがあります。

  • 管理組合の収支決算
  • 収支予算及び事業計画の審議
  • 管理費等の金額の決定又は変更
  • 理事会の役員の選任又は解任
  • 管理組合規約に基づく細則の設定、変更又は廃止
  • 共用部分の軽微変更(その形状又は効用の著しい変更を伴うものを除く)
  • 管理組合業務の委託等の決定又は変更についての決議 など

これらは「普通決議」と呼ばれるものです。
総会の普通決議(総会で決議する事項)は「出席組合員の議決権の過半数で決する」と定められています。

特別決議

特別決議には下記のような事項が含まれます。

  • 管理規約の設定・変更及び廃止
  • 共用部分の変更(その形状又は効用の著しい変更を伴わないものを除く)
  • 組合の法人格の取得・解散決議
  • 建物の2分の1を超える部分が大規模滅失した場合の復旧についての決議 など

特別決議はその名の通り特別なものも多く、普通決議で出される事項よりも重要なものも含まれます。

標準管理規約において決議が通るためには組合員総数の4分の3以上、および議決権総数の4分の3以上の賛成意見が必要です。

中でも建物の建替えに関する決議はさらに特殊で、組合員総数の5分の4以上および議決権総数の5分の4以上の賛成意見が議決条件とされています。

管理組合の理事会とは

理事会とは総会で決めたことを実行するための組織で、3~5名程度での構成が一般的です。
理事会を構成する役員は総会で選任されます。

理事会の目的

理事会の目的は、管理組合が行う業務の執行機関として機能することです。
会社を例にすると、取締役会といえます。
理事会の理事長は代表取締役、理事は取締役、監事は監査役ととらえれば理解しやすいかもしれません。

総会の決定に基づいて管理組合の名のもとに業務を執り行い、必要な場合は総会で提出する議案を作成します。

役員の種類

役員の種類と人数は管理規約で定められています。

標準管理規約には、役員の種類として「理事長」「副理事長」「会計担当理事」「理事」「監事」の5つの役職を設けるよう記載されています。
実際のマンションでもこれに準じることが多いでしょう。
このうち、理事はマンションの規模などに応じて複数人置く場合もあります。

理事会役員の仕事とは?選び方は?

理事と監事は総会で選任します。
役職である理事長、副理事長および会計担当理事は、理事の中から互選するのが一般的です。

ではそれぞれの役職は一体どのような仕事を受け持つのでしょうか。

1.理事長

理事長とはその名の通りマンション管理組合のリーダーであり、役員のトップを務める人を指します。

定期総会の議長を務めたり、役員が集まる理事会を招集したりすることが主な業務です。

また、そのほかにもマンション管理組合の代表者として管理組合の印鑑を保有し、工事の注文書や管理組合の運営書類等に署名捺印する仕事も兼任しています。

2.副理事長

副理事長とは、その名の通り理事長の補佐役を担う役員です。

理事長が事情によって理事会や総会等に出席できない場合には、理事長の代わりを受け持ちます。
マンションの規模にもよりますが、理事長にトラブルがなければ副理事長が特別に何かの役割を担うことはありません。

3.会計理事

会計理事とは、管理組合の会計に関する全般を担当します。

管理費や修繕積立金の徴収、発注先への支払い、決算書類の作成などが会計理事の業務にあたります。
役員のなかで一番大変な役割かも知れません。

しかし、会計業務を管理会社に委託している場合は、あまり「これ」といった役目はないといえるでしょう。

4.監事

監事とは理事会活動のお目付け役です。
会社における監査役と同じ役割があります。

理事会が正常に稼働しているか、お金の流れに不審な点はないか、などを確認します。

問題があれば臨時総会を開催する権利も持っています。
問題がない場合でもその結果を通常総会で報告しなければなりません。

【その他の役員の役割】

  • 防災担当理事:防災訓練などを担う
  • 修繕担当理事:修繕関連業務を担う
  • 植栽担当理事:植栽管理を担う
  • 広報担当理事:管理組合ニュースなどを発行する
  • 自治会担当理事:地域と付き合う

など、マンションによって多彩な役職があります。

役員の仕事って楽なの?

  • 決算書を役員が作成している
  • 役員自らが銀行に行って支払い手続きをしている
  • 管理費等を役員が各世帯から徴収している

上記のようなマンションの場合は別ですが、たいていのマンションでは役員になったからと言って大きな負担を感じることはほとんどないといえるでしょう。

理事会で検討しなくてはならないものの大半は、上下階の騒音問題や、ペット飼育に関する問題など、一般常識的なものばかり。
建築や設備等に関する専門的な話の場合は信頼できる専門家に相談すれば、大抵のことは知識がない方でも理解できると思います。

理事会の参加について

多くのマンションでは月に1度くらいの頻度で理事会を開催します。
役員全員が集まりやすいように平日の夜か土日に開催することが多いのですが、この理事会への出席を求められることが負担に感じる方も多いようです。
しかし、できる限り毎回出席することをお勧めします。

「役員になって初めて、管理組合の収支状況やマンションが抱えている課題を理解した」

「役員の任期を終えたあとも、なるべく管理組合の活動に協力しようと思うようになった」

「同じ時期に役員になった人たちと親しくなった」等の声を耳にすることもよくあります。

「役員が回ってきて嫌だな」と思うかも知れませんが、自身のマンションのことを知る良い機会のため、ぜひ積極的に参加してみてはいかがでしょうか?

管理組合の役員になった場合のメリットとは?報酬はもらえる?

役員になった場合のメリットは「自身のマンションのことを良く知ることができる」といえるでしょう。今自分が住んでいる場所の情報を知っているのと知らないのとでは、安心感などが大きく変わります。

また、このメリットに加えて管理組合によっては役員報酬を支給しているケースもあります。標準管理規約内にも「報酬を受け取ってもよい」旨は記載されているため、問題はありません。

さらに国土交通省が5年ごとに実施している「マンション総合調査結果」(平成30年度)によれば、回答した管理組合のうち、約24%の管理組合が役員報酬を支払っていると回答しています。

報酬額は?

報酬額については役員に一律で支払っている場合と、そうでない場合とで異なります。
前者の場合、平均で月に約4,000円。後者の場合で理事長だと平均約9,500円ほどです。

役員報酬を設定するか否か・その額をいくらにするか、などは管理組合の総会で決定します。

考えられる手順としては、まず総会の決議に基づいて「役員報酬規定」といったものを制定し、管理規約に記載します。
その上で、金額と支払い方法について定期総会等で管理組合の了承を得る決議を行います。
あるいは、支払い額と支払い方法を事前に決めた上で管理規約において明示する方法も考えられます。

いずれにしろ「予算が余っているから、今月はその分多めに報酬を支払う」といった支払い方法はできないため、注意が必要です。

報酬を設定するメリット・デメリット

役員の選任方法には「立候補制」「輪番制」があります。
立候補制であれば報酬が立候補するモチベーションのひとつになり、輪番制であれば報酬がねぎらいの意味を持つこともあるでしょう。

マンションによっては業務が幅広く、役員として多くの時間や労力を必要とする場合もあります。それに対してインセンティブを設けるのは妥当であると考える人は多いのです。

一方で報酬を設定するデメリットもないわけではありません。
区分所有者の中に「報酬を支払っているのだから役員は仕事をして当然」という考えを持つ人が出てくる可能性があります。
そうすると役員の人に対して横暴な態度を取りかねませんし、それがきっかけで住民同士の不和が生じてしまうかもしれません。

管理組合はただ存在しているだけでは機能しません。
誰かが代表となって、管理運営を進める必要があります。
しかし、役員のなり手不足が課題となっているマンションも少なくないのが現実です。
そういった観点も含めてみると、役員報酬制度の制定にも大きな意味があるのかも知れませんね。

受け取った報酬に確定申告は必要?

税金に関することのため、個々の収入等の状況によりますが、たとえば一般的な会社員の方が役員報酬を受け取った場合で考えてみましょう。
国税庁のホームページ等を見ると、年間20万円を超える報酬があると確定申告の必要があると記載されています。

マンション総合調査における金額程度なら確定申告は不要です。
ひょっとしたら確定申告をしなくて済むように報酬額を抑えているのかも知れませんね。

役員の代理で理事会に出席していいのか

「理事会にはなるべく出席したいけど、理事会が開かれる週末は何かと忙しい!私の代わりとして妻が理事会に出ても良いんだろうか?」

そんな疑問を持ったこと、ありませんか?

結論から述べると、法律上は特段定めがなく、マンションの管理規約によってその可否が異なります。
たとえば標準管理規約の第53条関係を要約すると下記のようになります。

  • 原則としてはNG!しかしあくまでもやむを得ない場合は代理人による出席を認めても良い
  • 代理人は誰でも良いという訳ではなく、配偶者または一親等の親族に限るべきである
  • 役員自身が出席できない場合でもオンライン会議システムでの参加や、事前に自分の意見をまとめた議決権行使書を提出するなどの方法で極力本人の意見を反映させること

よって、自身のマンションで設定されている管理規約が標準管理規約そのままであればやむを得ない急用が出来てしまった場合、配偶者に代理出席してもらうことは認められても「面倒くさいから代わりに出ておいて」というのはNGです。

マンション管理組合の役員は義務なの?

「役員は出来ればやりたくない」

そう思われる方も多いと思います。

では、役員の順番が回ってきた時に「自分はやりたくありません」と言って拒否できるものなのでしょうか?
それともいかなる理由があろうと拒否できないものなのでしょうか?

結論を述べると、就任義務はありません。

区分所有法、標準管理規約いずれにも規定がないのです。
区分所有法第25条1項では、以下のように定められています。

区分所有者は、規約に別段の定めがない限り集会の決議によって、管理者を選任し、又は解任することができる

出典:法務省“建物の区分所有等に関する法律”

また、標準管理規約第35条2項、3項は、以下のように定めています。

2 理事及び監事は、組合員のうちから、総会で選任する
3 理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事のうちから、理事会で選任する

出典:国土交通省“マンション標準管理規約(単棟型)”

つまり、区分所有法、標準管理規約共に「管理組合役員に就任しなければならない」とは定められていないのです。
管理組合の役員は、あくまでも総会で選任されるもの。
そのため、たとえ輪番制で順番が回ってきても、本人の意思に反して役員への就任を強制することはできません。

そうはいっても役員就任の辞退者が続出してしまっては、管理組合の運営が成り立たなくなってしまいます。
そうした事態を避けるために、マンションの管理規約に役員就任を義務化し、強制的に役員になるような規定を設けてはどうか、と思う方もいるかも知れません。
しかし、本人の意思に反して理事就任を強制することは、民法第90条の「公序良俗」や第91条の「任意規定と異なる意思表示」に抵触するため、たとえ管理規約にそのような規定を設けても無効となります。

つまり、役員就任の「義務化」は難しいのです。

理事会役員になりたくない!断ってもいい?

「義務でないなら断って良いのかな?」

確かに法律や規約をみてみるとそういえます。
しかし、義務でないからと言って

「面倒だから」

「休みの日に理事会に出たくないから」

「子供が小さいから」

「仕事が忙しいから」

などの理由で拒否してしまうと、他の区分所有者の方たちから白い目で見られてしまうかも知れません。

管理組合の運営はマンションの住民が協力し、運営・管理を行うことが重要です。
正当な理由なく自分だけ役員就任を断ることは、マンションの住環境作りに協力的でないとされ、他の住民から反感を買う恐れがあります。

「私だって忙しくても役員になっているのに、なぜあの人だけ」とすでに理事会役員になっている人が不公平感を抱いてしまう要因にもなるかもしれません。
組合員全員でマンションの管理・運営をしていくのだという意識をもつことが大切です。

マンション管理組合の役員を辞退した場合のペナルティは?

理事の就任を断ったとしても、法的な罰則はありません。
しかしマンションによっては、理事を拒否した人に対して負担金の支払いを求めるよう規約に定めているケースもあります。
この負担金が、いわゆるペナルティ的な扱いだといえるでしょう。

しかし、お金を払えば断れるものだと考えてしまうのも良くありません。
マンションに住む以上、住民全員で管理していくという意識が大事なのです。
そのため、役員就任を断るのは正当な理由がある場合のみと考えましょう。

理事を引き受けた人が、役員就任を蹴った人に対して不公平さを感じてしまうかもしれません。
こういったことが住民間の不平不満やトラブルにつながる可能性も考えておくべきでしょう。

まとめ

「出来れば役員は引き受けたくない」
そう考える方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

「でも、みんながちゃんとやっているのに自分が断ってしまったら周りの人に申し訳ない…」
そう思って渋々引き受けている、というお話もよく耳にします。

最近弊社に寄せられる相談のなかにこのようなお話が増えてきています。

  • 高齢を理由に役員を引き受けてくれない人が多い
  • 役員のなり手がいなくて困っている
  • 高齢者以外の住民で輪番制にしているが、高齢者の割合が多いので役員を引き受けてくれる人の割合が少ない
  • 一部の住民の負担が大きくなってしまっている

このコラムをご覧の方々の中にも、身に覚えがある方がいらっしゃるのではないでしょうか。
このようなお悩みを持つマンションには「クラセル+管理会社による第三者管理方式」をご提案しています。

「クラセル」とは弊社が提供しているマンションの管理アプリです。
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弊社では4つの管理方式パターンを提供しています。

  1. アプリを使い、自分たちだけで管理するパターン
  2. 1に加えマンション管理士などのサポートを受けながら管理業務を行うパターン
  3. 弊社の提携管理会社がクラセルを活用して効率的に管理業務を行うパターン
  4. 3に加え、管理者業務を管理会社に委託する方式

特に、4番目に挙げている「管理会社による第三者管理方式」ならば、区分所有者の方たちが理事会を開く必要がなくなるのです!
役員を引き受けたくないと考える方が多くいらっしゃるマンションにぜひともおすすめしたい方式です。一度アンケート調査などを行って、全区分所有者の意向を確認するのも選択肢の一つでしょう。

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