マンションの自主管理とは?やるべきこととメリット・デメリットについて

マンションを購入する際に多くの人は立地や間取り、そして販売価格を気にする方が多いのではないでしょうか。マンションを販売する際に重要なのが「資産価値」と呼ばれるもので、その価値には「管理」が大きく関わってきます。

しかしそれがわかったとしても「そもそもマンション管理ってなんだ」「もっと効率よく管理できるんじゃないか」など疑問がつきないことでしょう。

今回はそういったマンション管理について疑問をお持ちの方、現在の管理を見直したい方向けに、マンション管理の分類。主な自主管理業務の内容。自主管理を行うメリット・デメリットなどについて解説します。

「コスト面を考えて自主管理をしたいけど、管理しきれなかったときのリスクが…」とお困りの方向けのツールも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

マンション管理のやり方は?

分譲マンションを購入すると、区分所有法(建物の区分所有等に関する法律)に基づいてマンションの区分所有者で構成される「管理組合」へ加入しなければなりません。  

マンション管理とは、管理組合が主体となってマンションの建物や共用施設の保守や整備を行うことです。  

良好な居住環境を整えることを目的としているマンションの管理方式には、大きく分けて3つあります。

① 自主管理方式

管理会社には委託せず、管理組合自身で管理する方式です。

管理に関する主な業務として、たとえば下記のようなものが挙げられます。

  • 管理費の徴収
  • 決算に関する会計業務
  • 区分所有者や居住者の名簿管理
  • 設備点検
  • 清掃業者の選定・発注 など

実際、必要な業務は多岐にわたり、ここで説明したもの以上にあります。
しかし、これらを自分たちで行うのであれば管理会社に委託する必要はありません。

その分、管理にかかるコストが安価で済むでしょう。

② 全部委託方式

マンションの管理会社へ業務をすべて委託する方式を「全部委託方式」と呼びます。
現在、最も一般的な管理方式です。

マンション管理会社とは、管理業務を専門に行う会社を指します。  
管理組合は管理会社と契約を結び業務を委託します。
しかし  「管理の主体はあくまで管理組合のままである」点には少し注意しましょう。

③ 一部委託方式

①の「自主管理方式」と②の「全部委託方式」の中間にあたります。

たとえば「管理会社には設備点検や清掃業務だけを委託し、会計業務は組合で行う」というように、業務の一部を管理会社等へ依頼するのが、一部委託方式です。

管理にかかるコストは全部委託方式よりは安価ですが、委託する業務の内容によって価格は異なります。

自主管理マンションとは?やるべきことは?

「自主管理マンション」とは、言葉の通り自主管理方式をとった場合のマンションのことです。

マンションの管理方法としては全部委託方式が一般的に多く、割合的に多くはありませんがコストが抑えられたりとメリットもあるため、この管理方式を選ぶ方ももちろんいます。

自主管理でまずやるべきこと

マンションを購入し、組合で管理業務をやると決めたならば、管理を行うにあたってしなければならない業務を確認しましょう。

その上で、組合の中で役割分担をしていくことが望ましいです。
管理業務の中には、会計業務のような専門知識が必要なものもあります。

また、マンションの設備の中には、法律によって定期的な点検が求められるものがあることはご存じですか?この場合、その知識を持っておかないと対応ができず、違反してしまう可能性もでてきてしまいます。

こういった細かい知識が必要な部分も、マンションの自主管理をするにあたって数多くあるのです。

自主管理を行っていく上では、こうした管理に関する様々な知識を備えることも重要な業務といえるでしょう。

マンションの管理委託とは?

自主管理に関する説明をしてきましたが、実は管理会社に委託する組合の方が多くの割合を占めています。管理業務に関する知識がないことや、業務の煩雑さが主な理由として考えられるでしょう。  

管理会社に委託する場合、任せる業務は主に以下の4つです。

①事務管理業務

マンション管理の業務において重要な基幹事務(管理組合の会計・出納、マンションの維持または修繕に関する企画・実施の調整)。理事会と総会の支援業務など。

②管理員業務

マンション内で居住者や来訪者の受付対応や業者の作業への立ち合い、日々のマンション内の設備の点検業務等が本来発生します。自主管理の場合、自分たちで管理員を採用しなければなりません。
しかし、管理会社へ委託した場合は業務員が派遣されます。  

③清掃業務

清掃業務は大きく3つに分けられます。

日常的に行う掃き掃除やゴミ拾いなどの日常清掃、清掃業者が行う床へのワックスがけなどの定期清掃、スポット的に発生する特別清掃が必要です。    

④建物維持管理業務

マンション内のエレベータ、給排水設備、消防設備、駐車場設備などの各種設備や外観の点検・修理など。

逆にいえば管理会社へ委託しなかった場合、自分たちでこれだけ…実際はこれ以上の業務をこなさなければならないということです。

自主管理マンションのメリット

自主管理マンションのメリットとして、以下の3つが挙げられます。

①管理会社に委託するよりもコストがかからない

マンション管理会社に管理委託費を支払う必要がないため、その分管理に必要なコストが安価になることが多いです。

また、たとえば清掃会社へ委託せず組合内で分担して居住者自らが掃除を行うことで、コストを抑えることも可能でしょう。全部委託方式と比べて管理にかかる費用を抑えるための工夫の幅が広いという点も、メリットといえます。

②マンション管理に対する意識が高まる

管理会社に委託した場合、全て管理会社に任せきりにしてしまうこともあるかもしれません。
そうなると、自分のマンションにもかかわらず管理に対する意識が低下する可能性も浮上しますし、そういう管理組合も実際みられました。

管理意識の低い組合では、悪質な管理会社によって適切な業務が行われていなかったとしても、気付かずに管理委託費を払い続けてしまう恐れがあります。

一方、自主管理組合は管理業務を自ら行っているので、管理に対する問題意識が高い傾向にあります。そのため、些細な点にも気づきやすく、細やかな管理を行うことも自主管理では可能となるでしょう。

③住民間の交流が活発

自主管理では管理組合内の連携が欠かせません。

住民同士の接点が増えることで、管理会社に委託している管理組合と比べて交流が活発になる印象を受けます。  周囲との交流をこういった日常内において少しでも深めておくことで、地震や台風といった災害時に助け合うこともでき、いざという時の安心感が違ってくるでしょう。

自主管理マンションの注意点やデメリット

自主管理を行う上で以下の点に注意しましょう。

マンションを自主管理するメンバーの「なり手」不足

マンションの自主管理には管理組合内の連携が不可欠です。
まず、管理組合で理事会が組織され、その後理事長や会計担当といった役割が、理事会から選出されます。管理会社委託の場合は管理会社の社員が理事会で業務報告を行ってくれるため、その内容を確認する程度です。

自主管理組合では誰かが理事会のメンバーとなり、管理業務が日々適切に行われているかを確認する必要があります。リーダーシップの資質を持った方が理事会のメンバーである間は、安心でしょう。

しかし最近では住民の高齢化が進み、理事会メンバーの「なり手」不足問題を抱える管理組合が増加してきています。

これを理由に「今後も自主管理を継続できるか」という課題を抱える自主管理組合もあるのが現実です。

きちんと管理しないと資産価値が下がる

マンションの管理を適切に行わなければ建物や設備は劣化してしまいます。
外観も老朽化により見栄えが悪くなるため、資産価値が下がってしまうかもしれません。

また、建物の維持修繕を適切に行わないまま放置し続けると、設備の故障や外壁の崩落等が発生する可能性も出てきます。そうなると居住者のみならず周辺地域にも重大な危険を及ぼしてしまいます。
そのため、マンションの適切な維持修繕は管理組合の重要な役割なのです。

 

マンションの維持修繕に必要な資金は、各部屋の所有者(住人)から「管理費」と「修繕積立金」として毎月徴収します。しかし、最近では  部屋の所有者が不明となったマンションもあり、管理費や修繕積立金が十分に集まらず、滞納額が増えているケースもあります。

滞納額が増え続けてしまうと、将来の大規模修繕工事の際に資金が不足してしまう恐れがあるでしょう。

マンションを自主管理している割合

現在、分譲マンションでどの管理方式が採用されているかは上記グラフの通りです。全部委託方式を採用している管理組合が最も多い結果となっています。

マンションの自主管理はアプリが便利

多くの自主管理組合において、特に負担となっている業務は一体何なのでしょうか。

実際の現場でよく話に上がるのが「会計業務」です。  

「清掃や設備点検といった業務はプロの業者に任せられるけど、お金に関わる会計関係は自分たちで管理したい…」という自主管理組合が多い一方。特に負担を感じているのがまさに会計業務という自主管理組合が多いようです。

自主管理組合が抱える会計業務の悩み

  • 管理費の徴収が毎月あって大変。誰がいくら滞納しているのか分からない
  • 毎月の支払いなどで銀行に行くのが面倒
  • 決算書を毎回作成するのに時間がかかる
  • 会計担当をできる、任せられる人材がいない

これらのお悩みはすべてマンション管理支援アプリの「クラセル」で解決することができるのです!

クラセルは主にマンション管理における会計業務に強みを持ったアプリです。
このアプリを使うことで、自主管理組合が抱える業務の負担(特に会計業務)を軽減することが可能です。

クラセルを使うと会計業務の負担が軽くなる!

  • 毎月の管理費等の徴収は各戸の金額を画面上で確認!ボタン1つで可能に
  • インターネットバンキングの利用で銀行へ行く手間なし
  • 管理組合口座の入出金明細を、アプリ上で確認できる
  • 煩わしい決算関係書類が自動作成される

会計業務の他にも「区分所有者・賃借人の一覧管理」や「駐車・駐輪場」などのマンション内における施設利用契約の管理もアプリ一つで解決します。

クラセルを使うことで負担が軽くなり、今まで難しいと感じ、敬遠していた管理業務でも「これなら私にもできる!」  と自信が持てるようになるかもしれません。

マンションの自主管理で限界を迎える前に!

マンションの管理業務は委託せず、自分たちでやろうとすると結構大変なもの。

その業務量が負担となり、手が回らなくなることもあるかもしれません。そうなれば管理業務が滞り、適切な維持修繕が行えない可能性が高まるでしょう。
その結果、マンションの老朽化が進み、それによって資産価値が下がり「管理不全」のマンションとして扱われる恐れがあります。

途中で管理会社委託に切り替えようとしても管理委託費が高く、厳しい状態といえます。

しかしクラセルを活用していただければ、今までの自主管理組合が抱えていた負担が軽くなる実感が得られるでしょう。負担の軽減により、自主管理をそのまま継続していくことが可能です。

実際に自主管理組合でクラセルをご利用いただいているお客様からは、下記のようなご感想を受け取っています。

実際にクラセルを利用している自主管理組合様の声

  • 銀行に行かなくて済むようになったのが本当に嬉しい。管理費等の徴収もとても楽になった。
  • 管理組合の収支状況がとてもよく分かるようになった。
  • アプリを使いこなせるか不安な部分もあったが、想像していた以上に簡単に処理できた。
    これなら新しい人が役員になってもすぐに対応できると思う。

さいごに

クラセルはお客様に「使いやすい!」と思っていただけるよう、使いやすさを追求・重視して開発されたアプリです。管理や会計に関する知識のない方。管理業にあてる時間のない方でも、手軽に対応できるように設計しています。

それでもスマートフォンやパソコンの操作に不安がある。役員の「なり手」不足の問題を抱えている、という自主管理組合には、追加のご提案もしています。
たとえば、クラセルへの入力代行サポート業者やマンション管理士のご紹介、さらにクラセルを活用した第三者管理などです。ご相談ももちろん、受け付けています。

ぜひ、この機会にクラセルをご検討してみてはいかがでしょうか。