マンション総会へ出ない人が多い？出席率が低くて困っている役員にできること
管理組合において、総会とは最高意思決定機関です。
- これまでに積み立ててきた数千万円のお金を使い、大規模修繕工事を実施する決議
- 管理会社を変更するための決議や自主管理に移行するための決議
- 管理費や修繕積立金の値上げに関する決議
- 管理費の長期滞納者への対応方針に関する決議
- 機械式駐車場を取り壊すための決議
など、区分所有者にとって重大な事項が決議されることもよくあります。
総会は、基本的に区分所有者全員の参加が求められるもの。
しかし「うちのマンションは総会の出席率が低いんです」と悩んでいるマンションの役員さんも多いようです。
今回は、総会の出席率を上げる方法について紹介します。
お悩み解決の一助となれば幸いです。
INDEX
総会の基本をおさらい
マンションの総会は、管理組合の最高意思決定機関です。
区分所有法では、少なくとも年に1回、一定の時期に総会を開催することが定められています。
総会は、議決権総数の半数以上を有する組合員の出席で成立します。
普通決議の議案の場合は、出席組合員の議決権の過半数で決します。
一方、区分所有者に大きな影響を与える重要事項を決定する決議のことを特別決議といい、その場合は組合員総数の3/4以上かつ議決権総数の3/4以上の賛成で決定されます。
標準管理規約では、通常総会は決算月の翌月から2ヶ月以内に開催することが定められています。
通常総会以外に、臨時で開催する「臨時総会」もあります。
こちらは通常総会のタイミングを待っていると遅くなってしまう場合などに開催されます。
関連記事：マンションの臨時総会とはどのタイミングで開くもの？通常総会の違いなども解説
総会の出席率の全国平均は約30%
みなさんのマンションの総会の出席率はどのくらいでしょうか？
国土交通省が5年に一度実施しているマンション総合調査（平成30年度）の結果では以下の通りとなっています。
【委任状及び議決権行使書の提出者を含む出席者】
1位：80％～90％ （33.6％）
2位：70％～80％ （21.6％）
3位：90％超 （20.4％）
平均：82.1％
【委任状及び議決権行使書の提出者を除く出席者】
1位：10％～20％ （21.1％）
2位：20％～30％ （19.8％）
3位：30％～40％ （14.1％）
平均：32.9％
通常「総会の出席率」と聞くと、実際に総会の会場まで足を運んで出席している人をイメージされるかもしれませんね。
その場合、全国のマンションの平均は約33％ということになります。
大規模マンションの総会出席率は低い傾向がある
ちなみに同じ国土交通省の調査によると、大規模マンションほど総会の出席率は低くなる傾向があるようです。
「50%以上が総会に出席している」（委任状及び議決権行使書の提出者を除く）と回答したマンションの階数による違いは以下の通りです。
| 3階建て以下のマンション | 28％の方が「50%以上が総会に出席」と回答 |
| 4～5階建てのマンション | 26％の方が「50％以上が総会に出席」と回答 |
| 6～10階建てのマンション | 16％の方が「50％以上が総会に出席」と回答 |
| 11～19階建てのマンション | 8％の方が「50％以上が総会に出席」と回答 |
| 20階建て以上のマンション | 「50％以上が総会に出席」と回答された方はゼロ |
総会の出席率を上げるメリット
基本的には総会の出席率は高い方が管理組合にとって望ましいといわれています。
理由として、総会参加者が増えることで、議論が活性化することが挙げられます。
参加者は自身の支払っている管理費がどういった費用に使われているかなどが分かり、マンションの管理運営にも関心を持ちやすくなるでしょう。
また、さまざまな視点から議論を行うことで、偏りのない公正な方針を決定することにもつながります。
そのほか総会に出席した本人も、議案書からは読み取れなかった事情を知ることができたり、他者の意見を聞くことで管理組合の抱える課題を深く知るきっかけになったりすることも、メリットとして考えられます。
総会の出席率を上げるためにできること6選
実際に総会の出席率を上げるためには、主催者側が参加者側へ寄り添うような対応をすることが一案として挙げられます。
具体的にできることとして今回は6つ紹介します。
参加者の多そうな日時に開催する
確実に出席率を上げる方法はないものの、たとえばその地域の小中学校の運動会や授業参観などの行事がある日や、お出かけの予定を入れられてしまいそうな三連休の真ん中の日は避けるなどの工夫は効果的かもしれません。
また、平日より土日の方が参加できる方が多い傾向があります。
総会は土日に行われることが一般的ですが、せっかくのお休みを有意義に使いたいという方も少なくないため、開始時間を午前中にし、お昼には終了できるよう設定するのも良いでしょう。
さらに総会の議案書を配付する前に、日程だけでも最初に通知しておくと、予定の調整がしやすいでしょう。
関連記事：マンション管理費値上げ時の総会決議の進め方や反対されないためのポイントを解説
他のイベントと合わせた開催
他のイベントもかねて総会を開催することで、出席率が高くなる場合があります。
たとえば、総会後に懇親会をしたり、子供も参加できるようなイベントを開催したりすると「せっかくの機会だから、ほかの住民とも交流したい」と思う方の参加が期待できるかもしれません。
出席者への特典配布
出席者に対して特典を配布するのも、工夫の一つです。
たとえば、総会に参加してくれた方へお弁当やお菓子、防災グッズなどを配布するなどが考えられます。
モノで釣るようであまり良い気がしない方も多いかもしれませんが、企業の株主総会でも出席された株主にお土産を配布するケースはありますし、決して悪い手ではありません。
出席率が高まれば御の字でしょう。
総会資料の工夫と事前配布
総会に関心を持ってもらうためにも、図や写真を盛り込み視覚的に理解しやすい資料をあらかじめ配布しておくのも、有効な方法の一つです。
総会の資料はどうしても文字での説明が多くなりがちです。
人によっては文字がたくさん並んでいるのを目にしただけで読む気が失せる方もいらっしゃいます。
また「参加したいけど勝手がわからないし、聞きたいことがあっても質問もしづらい」といった方向けに、総会の流れや決議方法に関する説明資料を配布しても良いかもしれません。
代理人を立ててもらう
仕事や子育ての関係上、どうしても総会開催日に外せない予定があり、参加できない方もいらっしゃいます。
そういった方のため、代理人による出席を認めてあげる必要があります。
標準管理規約では以下のような記載があります。
組合員が代理人により議決権を行使しようとする場合において、その代理人は、以下の各号に掲げる者でなければならない。
標準管理規約
一 その組合員の配偶者（婚姻の届出をしていないが事実上婚姻関係と同様の事情にある者を含む。）又は一親等の親族
二 その組合員の住戸に同居する親族
三 他の組合員
マンションの状況によってはこの代理人の範囲を広げてあげることを検討しても良いでしょう。
出欠通知書の早期回収
委任状や議決権行使書の提出期限が開催前ギリギリだと、未提出者へ提出を促す時間が足りなくなってしまいます。
そのため、早めの提出期限を設定し、未提出者へ催促できる時間を確保しておきたいところ。
出席の呼び掛けは理事会役員を中心に、直接お願いして回ることも有効です。
関連記事：【マンション管理組合役員向け】書類の保存期間は？各例を紹介
即効性を求めるならこれ！出席票の集め方
先ほど紹介したものよりも即効性の高い方法です。
これらの方法を用いると、比較的多くの表を集めることが期待できます。
しかし今回紹介する方法は人によっては無理矢理感が強く感じられ、忌避されかねないものであるところも、否定はできません。
強制感や急かされている感じを出さないよう、丁寧な対応を心がけると良いでしょう。
関連記事：マンションの管理組合でよくあるトラブルとは？その解決法も解説
各住戸に直接訪問して集める
管理組合役員が記入用の出席票を手に各住戸を訪問する方法です。
同じマンションに住む住民同士として効果が期待できます。
また、その場で出席票を記入いただくことで確実に出席率を上げることが可能です。
電話で出席をお願いする
マンションの館外に住む区分所有者が多い場合、直接訪問する対応は困難です。
その場合は電話で外部区分所有者に出席票の提出を依頼します。
ただし、マンションからあまりにも遠くに住んでいる方は、出席が困難な場合もありますのでその点に留意しましょう。
飛行機や新幹線を利用しないと来ることができない方は、出席をお願いするよりは委任状や議決権行使書の提出をお願いする方が現実的です。
電話をするタイミングは、総会資料が手元に届いた少し後くらいに行うことが効果的です。
届いてから時間が経過しすぎていると「捨ててしまった」「失くしてしまった」「届いていない」など、驚くような返答がある場合がありますので、タイミングを逃さずに連絡することが重要です。
出席票の提出願を配布・掲示
管理組合運営に無関心な方ほど出席票を提出しない傾向があります。
無関心な人ばかりで、総会に出席しない人が多く、総会が成立しなかった場合そのマンションにとってどういった問題が生じてしまうのかを理解していない方も多くいらっしゃいます。
そのため、なるべく具体的な例をあげ、総会に出席することの重要性を記載するとともに、なるべく出席をお願いする文書を総会案内にあわせて配布することも効果的です。
たとえば、総会が不成立だった場合「管理会社との契約更新が出来ない」「必要な修繕工事が実施できない」「理事の選任が出来ず、管理運営ができなくなる」ということが起こり得ます。
このあたりを記載した文書を配布すると我が事としてとらえてくれる方が案外いらっしゃいます。
また、それらの文書を配布するだけでなく、マンション内の掲示板やエレベーター内に掲示するのも有効です。
関連記事：マンションの管理組合総会の進め方とは？総会の疑問を解消
館内放送などで呼びかける
インターホンを通した館内放送を利用し、朝、昼、夜といったタイミングで、出席票提出を呼びかけるのも有効です。
初めて実施するときは苦情が出る場合もありますが、毎年継続実施していくうちにクレームはなくなっていくものです。
ただし、あまり早い時間帯や遅い時間帯に行うのはクレームに繋がりますので呼びかける時間帯には配慮しましょう。
管理事務所から呼びかけてもらう
管理会社は出席票の提出状況を把握しているはずなので、その情報を管理員さんにも共有してもらい、もし未提出の方が来たら、提出を呼びかけてもらいます。
住民の方のなかには毎日顔を合わす管理員さんと親しくなっている人もおり、管理員さんが頼みこむということを聞いてくれるというケースも珍しくありません。
また、「出席票をなくした」という方のために、その場で記入用の出席票を渡せるように準備しておくことも大切です。
まとめ
今回は総会の出席率がテーマでした。
総会の出席率は高い方が管理組合にとっては望ましいといえます。
より多くの区分所有者が総会に参加してこそ、実のある議論ができますし、管理組合の抱えている課題や資金計画の状況など、たくさんの組合員が理解していた方が良い管理運営が実現できます。
理事会のメンバーの方は定期的に開催される理事会のなかで、管理組合の状況を把握することができますが、一般の区分所有者の場合は、総会でしか得られない情報も多々存在します。
どうしても外せない予定がある場合は仕方ありませんが、年にたった一度のイベントですから、より多くの組合員の方に出席していただくのが望ましいですね。
さまざまな工夫を凝らしながら出席率を高めていくことをお勧めします。
関連記事：マンションの自主管理とは？やるべきこととメリット・デメリットについて
