【管理組合役員は必見】管理会社の変更手順とその注意点

マンションの管理を管理会社へ任せている管理組合は決して少なくありません。

実際、自主管理よりも管理会社へ任せているマンションの方が多いのが実態です。

そんな管理会社への委託ですが、管理費用の値上げを打診されたり対応に不満があったりした場合、管理会社の変更を検討することがあるかもしれません。

 

今回はマンションの管理会社を変えようかと検討している方へ向けて、変更の手順や注意点などをご紹介。

手順ごとに押さえるべきポイントもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

管理会社の変更は可能!変更のきっかけは?

管理会社を変更しようと思いいたるきっかけは、主に以下の通りです。

 

  • 管理会社の対応に不満がある
  • 管理会社から管理委託費の値上げ要請があった
  • 管理会社の不正行為が発覚した

 

それぞれ詳しく見ていきましょう。

管理会社の対応に不満がある

こちらが最も多い理由ではないでしょうか。
具体的には下記のような内容が多いようです。

 

  • 管理組合の要望を汲み取ってくれない
  • 親身になって話を聞いてくれない
  • 管理組合に有益となる提案がまったくない
  • 電話しても担当者になかなかつながらない
  • 共用部分の不具合の対応をしてくれない
  • 管理費の滞納問題を放置している
  • ちょっとしたミスが多すぎる
  • 管理員や清掃員の教育が不十分
  • 融通が利かない
  • マンションに全然来ない
  • 頼んでおいた仕事が遅すぎる
  • やたらと修繕工事の提案ばかりしてくる
  • 修繕費用の見積もりが高すぎる

 

管理会社に対する不満は、「管理会社そのものに対する不満」と「担当者に対する不満」に分類される傾向があります。

前者はなかなか簡単には改善されないかもしれません。
しかし、後者については担当者が代わることで不満が解消される場合があります。

 

よって「今の担当者に不満がある」という場合は、担当者の変更を管理会社の上席者へ伝えてみるのも、打開策の一つです。

 

しかしどこも人手不足な現状……。
それはマンション管理会社も例外ではありません。
「担当者を変更したくとも代わりがいない」と、必ず希望が通るとは限らない点には注意が必要でしょう。

関連記事:マンション管理会社が契約更新を拒否!?更新拒否の背景と管理組合ができることを解説

管理会社から管理委託費の値上げ要請があった

作業内容は今までと同じで、管理委託費だけ上げてくれないかという要請です。
各世帯から徴収する管理費の値上げを伴う場合も多く見られます。

管理会社はほとんどの管理業務を提携先に再委託しています。

再委託先の発注費用が、ここ数年の間に大きく値上がりしているのが原因でしょう。

値上げの原因とは?

値上げの原因として、人手不足や最低賃金の引き上げなどが起因しているといわれています。

これは特定の管理会社だけでなく、管理業界全体で起きている現象のため、仕方がないことと言えるでしょう。
しかし、値上げを回避するために他の管理会社へ切り替える動きが活発化することがよくあります。

管理会社に対する不満を抱えている状態で値上げの話があると、管理会社への不信感がより高まってしまうでしょう。

この場合はかなり高い確率で管理会社変更を検討することになりそうです。

関連記事:マンション管理の委託費用の相場とは?

管理会社の不正行為が発覚した

残念ながら、管理会社の不正行為は毎年のように発覚しています。

管理組合から預かっていた管理費などの金銭を管理員が着服した、フロント担当者が同じく着服行為をした。または、実施していない工事をさも実施されたように請求書を偽造し、不正に管理組合口座から金銭を引き出した、などの行為があげられます。

もしあなたのマンションの管理会社が最近処分を受けていないかを確認したい場合は、国土交通省による「ネガティブ情報等検索サイト」をチェックしてみることがおすすめです。
このサイトでは、国土交通省所管の事業者などが受けた行政処分歴を確認することができます。

 

管理会社の不正が発覚したとき、管理会社は国土交通省への報告が義務づけられているため、連絡しなければいけません。
その報告を受け、最終的に国土交通省がどういった処分を下したかといった内容が「ネガティブ情報等検索サイト」にまとめられているのです。

管理会社変更までの全手順を紹介

実際に管理会社を変えたいと思った場合。
どういった流れで変更ができるのでしょうか。

この章では管理会社を変更するまでの流れについて説明していきます。

1. 現在の管理会社の問題点を整理

理事会が中心になり、管理会社の問題点を明確にして整理していきましょう。

現在のメンバーだけでなく、過去に役員をやった方などの声も重視していくと良いですね。
また、可能であれば全管理組合員にアンケートを実施することも有効です。

管理会社を変更する場合は、最終的には総会決議が必要になります。
一般的なマンションの場合、全組合員の同意が過半数分ないと管理会社の変更ができません。

こういった点があり、管理組合の総意を把握しておくことはとても重要なことと言えるのです。

アンケート実施時の注意点

アンケートの実施に際して注意点があります。

役員を経験したことのない方から、下記のようなズレた回答が出されることがあります。
その場合は切り捨ててしまって構わないでしょう。

 

回答例対応理由
高い管理費を払っているのに部屋内の不具合に無償で対応してくれなかったから、管理会社を変えた方がいい切り捨ててしまっていい管理会社の対応というよりも管理組合との契約に基づく対応であり、評価項目ではないため
ペットを飼いたいのにダメだと言われたから変えた方がいい切り捨ててしまっていい管理会社の対応ではなく、管理規約の話であるため

 

また「担当者には不満があるけど、管理員さんは良くやってくれているので変えたくない」という意見もときどきあります。

これに関しては新旧管理会社、当該管理員、管理組合の間による協議により、該当管理員の雇用をそのまま新しい管理会社に引き継いでもらうことができることがあるため、各管理会社へ話を通してみると良いでしょう。

  

理事会内の意見やアンケートの結果、現在の管理会社に不満を持っている方が多いようであれば、実際に管理会社の選定へ進みましょう。

2. 管理会社の選定と見積もり依頼

複数の管理会社を選定し、各社へ見積もりを依頼します。
一般的には、3~5社に見積もりを依頼するケースが多いです。

 

見積もり条件を各社統一させるためにも、現在の管理会社との間で締結している管理委託契約書に基づく内容で依頼をしましょう。

見積もりを作成するにあたり、管理会社からは以下のような書類の提出を求められます。

 

  • 現管理会社との管理委託契約書
  • 現管理会社との重要事項説明書
  • 直近の総会資料
  • 各業務の直近の業務完了報告書
  • マンションの図面

 

管理会社によって、求められるものは多少変化します。
これらの書類すべてを用意するのが大変な場合もあるでしょう。

 

しかし他社の見積もりを取得することは、現在の管理会社が高いか(または安いか)どうかの判断につながります。管理組合の取り組みとしては、とても重要な行動なのです。

 

面倒に感じても役員メンバー同士で協力しあって対応することをおすすめします。

また、マンションの現状を把握するためには現地調査が必要です。
そのために各社に対して現地調査の日程調整が必要となることも、考慮しておいた方がいいでしょう。

3. 見積もり金額と提案内容の比較検討

各社から取り寄せた見積もり金額と提案内容を理事会で比較検討します。

 

複数社に見積もり依頼を行った場合、2~3社程度金額の安い順に管理会社を絞りこみ、選考した管理会社に対してプレゼンテーション(説明)を依頼するのが良いでしょう。

4. 管理会社のプレゼンテーションを開催

理事会の中で、選定した管理会社がプレゼンテーションする場を設けます。

理事会だけではなく、場合によっては管理組合員向けのプレゼンテーションも別日で開催することがあります。

 

その後、参加された方の意見をアンケートなどで集約しましょう。
集約した意見を参考に、理事会で推薦する管理会社を1社選考します。

 

プレゼンテーションにはマンション管理会社の営業担当者だけでなく、もし管理をお願いすることが決定した場合に実際の担当者になる人にも出席してもらうように頼んでみましょう。

管理運営に対する意気込みや人柄を知るいい機会になります。

5. 管理会社変更の理事会決議

管理会社を変更することについてだいたい理事会内での合意がなされたら、理事会決議という正式な手続きをとっておきましょう。

理事の方々の多数決で決定し、議事録にも記載しておくことがおすすめです。

関連記事:マンションの臨時総会とはどのタイミングで開くもの?通常総会の違いなども解説

関連記事:マンションの管理組合総会の進め方とは?総会の疑問を解消

6. 管理組合員に対する事前説明会の開催

理事会決議後、状況によっては管理組合員に対して事前説明会を行う場合もあります。
事前のアンケート結果から、新しい管理会社の変更に対して意見がかなり割れている場合は開催した方が良いでしょう。

 

そもそもなぜ管理会社の変更を検討する必要があるのか、理事会がどのように検討を進めてきたのか、なぜこの管理会社がベストだと判断するに至ったのか、などを丁寧に説明した方が、のちの総会で賛同を得られやすくなります。

7. 管理会社変更の総会準備

総会には通常総会臨時総会の2種類があります。
どちらを選択するかは管理組合の判断次第です。

 

総会メリット
通常総会毎年行われる総会の議案の一つに管理会社変更議案を追加するだけで済み、総会開催の手間が軽減される
臨時総会早く新体制に移行できる

 

通常総会を待っていると、それだけタイムロスが生じてしまいます。
臨時総会の方がスピーディーに対応できるというわけです。

8. 開催日時の決定と総会議案書の作成

通常総会にするか臨時総会にするかを決めたあとは、具体的な総会開催日を決定し、総会議案書を作成しましょう。
総会議案書を全組合員に配布し、出欠票の回収と集計を行います。

 

議案書の作成は、本来であれば現行のマンション管理会社へサポートを頼むのですが「他のマンション管理会社に変更しようとしている手前、なんだか頼みにくいな」と思うこともあるでしょう。

そんなときは、新しい管理会社に相談してみるのも一つの手です。
そうすることで、今後お付き合いしていくマンション管理会社の対応やサポート体制を実際に確認することもできます。

 

なお、管理会社の変更を行う場合は普通決議(過半数の賛成)で十分です。
総会が成立するための定足数は、各マンションの管理規約に規定されていますので、事前に確認しておきましょう。

9. 管理会社変更の総会審議

管理会社の変更および、新しい管理会社との管理委託契約締結の議案を総会で審議にかけます。

ここで、事前に説明会を行ったことの効果が効いて出てきます。

多少の反対意見が出ることもありますが、たいていはスムーズに賛成多数で可決されることでしょう。
総会が炎上してしまう事態はほぼ確実に避けられます。

10. 現在の管理会社の管理委託契約を解約

管理会社の変更を行うには、現在の管理会社との管理委託契約を解消しなければなりません。
総会承認後、現行管理会社に対して解約通知を申し入れます。

国土交通省が公表している「マンション標準管理規約契約書」に準じて現行の契約書がきちんと作成されているかを確認しましょう。

特段の取り決めがない限り、3か月の猶予期間を付けて解約通告すれば、解約の申し入れは完了です。
通告の申し入れから3カ月以降が解約日となります。

11. 新管理会社と管理委託契約を締結

新管理会社と管理委託契約を締結します。
管理委託契約書の内容に間違いがないか、再度確認をしましょう。

12. 新管理会社への管理引継ぎ

現行の管理会社に預けている管理組合の書類関係、通帳、印鑑、共用部のカギ、備品など、管理運営上必要になるものを新しい管理会社へ引き渡します。

引き継ぎは、マンション管理会社同士で行うことがほとんどです。
しかし、引き継ぎに漏れがないようにするために、引き継ぎの進捗状況を理事会などで両社から報告してもらうといいですね。

 

管理費の引き落とし日や口座振替システムなどは、管理会社ごとに異なる場合が多いです。そのため、管理会社変更にあたって預金口座振替依頼書の記入や提出が必要なケースもあります。

管理会社を変更するメリットとは

管理会社を変更することのメリットは主に以下の通りです。

 

  • 管理費用が安くなる
  • 管理の質が向上する
  • 管理組合の課題解決につながることがある
  • 管理会社に緊張感を与えることができ、質の高い仕事が期待できる
  • 管理組合側の管理に対する意識が向上する

 

一つずつ確認していきましょう。

管理費用が安くなる

「管理会社変更の目的は管理コスト削減」というマンションが多く見受けられます。

管理会社を変更することで、一世帯あたりの管理費が数千円削減される例も珍しくありません。
毎月の支出が抑えられるという分かりやすい金銭メリットを受けられるため、これこそ最大のメリットといえるでしょう。

管理の質が良くなる

管理会社によって、当然ながら管理体制に差があります。

たとえばフロント担当が一人当たり10棟のマンションを担当する会社もあれば、30棟くらい担当する会社も。前者と後者では、当然ながら対応スピードに差が生まれます。

担当数が少ない方がより丁寧な仕事が期待できるかもしれません。

たとえば清掃作業であっても、各社基準は異なります。
毎日徹底的に掃除してくれる管理会社もあれば、その逆も存在するのが現実です。

 

質の向上を求めて管理会社の変更を検討してみた結果、費用が今よりも高額になってしまうケースも考えられます。
見積もりの段階でよくよくチェックしておきましょう。

管理組合の課題解決につながることがある

マンションの課題解決のためには管理会社の助力が必要です。

しかし、課題解決に積極的かどうか、また提案力があるかどうかは、会社によって異なります。

たとえばマンション内の駐車場の空区画が多くなっている場合、レベルの高い管理会社であれば、すぐに対策を提案してくれます。

近隣の月極駐車場の料金を調査し、周辺相場よりもかなり高い金額に設定されているようであれば値下げ後の収支を算出したうえで値下げを提案したり、マンション内に募集のお知らせを掲示したりなど、マンションにあった提案をしてくれるでしょう。

一方、提案力の低い会社はもせず放置したままです。

 

管理会社を選定する段階で「うちのマンションが抱える課題に対して、御社ならどのような提案をしていただけますか?」といった質問をしてみると、提案力の有無や積極性が分かるかもしれませんね。

管理会社に緊張感を与えることができ、質の高い仕事が期待できる

管理会社を変更した経験があるマンションと、一度も変更したことのないマンションでは管理会社からの印象が異なることがあります。

前者のマンションは「なにかミスをしたらすぐに解約されてしまうかも知れない。しっかりやらないと……!」という心理が管理会社側に働きますが、後者だと「このマンションの人たちは大人しいから大丈夫」と緊張感のない対応をされてしまうことがあるかもしれません。

管理組合側の管理に対する意識が向上する

管理会社変更の検討を経験することによって、管理組合運営に無関心だった層も管理組合運営に対する関心が高まることがあります。

その結果、管理組合運営が活性化され、良い報告に向かうことが期待されるでしょう。

管理会社変更の失敗例?

結論からいうと、重大な失敗例というものは基本的に存在しません。

管理会社を変更したことによって何か不都合が生じそうになったら、元の管理会社に戻せば良いからです。

 

管理会社によっては、管理会社を変更することで「管理の継続性が失われる」や「管理業務の品質が下がる」といった点をデメリットとして主張するところもあるようです。

しかし、前者はしっかりと引き継ぎをしておけば問題ありません。
後者に関しても新管理会社にしっかりと対応してもらえば特段問題は起きないため、管理会社変更による失敗例というほどの状態には至りません。

よって、管理会社の変更を検討している方は、心配せずにどんどん検討を進めていくことをおすすめします。

管理会社の選び方

管理会社は全国で2,000社以上存在します。
そのなかで自分のマンションにとって最適な管理会社を見つけ出すのは至難の業かもしれません。

管理会社は管理しているマンションの戸数規模により、以下のような特徴があります。

大手中規模小規模
プラス面・バックオフィスがしっかりしている

・24時間つながるコールセンターがある

・管理に対するノウハウが豊富

・コンプライスの意識が高い

・信用度が高い
・管理委託費は大手よりも安い傾向

・リプレイスに慣れている会社が多い

・大手よりも融通が利く
・地域密着のタイプが多く、対応が早い

・管理委託費は安い傾向
マイナス面・管理委託費は高めの傾向

・業務フローや業務マニュアルが固定化され、融通が利かない

・工事提案が過剰な場合がある
・大手よりもノウハウは少ない・ノウハウが少ない

・工事にはあまり関与しない

・担当を代えたくても代わりがいない可能性がある

ざっくりまとめると、

・大手管理会社は、管理費用は高いが、管理体制が充実しており、安心感がある

・小規模管理会社は管理費用は安いが、大手と比べると管理体制が手薄

・中規模管理会社はその中間

といったところでしょうか。

管理会社を選ぶうえでまず行うべきことは、自分たちのマンションにとって何が重要かを再確認することです。

管理費用がとても安く、かつ、手厚い管理サービスを提供する会社など存在しません。
高級車を50万円の予算で探そうとしても見つからないのと同じですね。

「とにかく管理費用を抑えたい。費用を抑えられるのであれば、多少管理会社の対応が悪くとも目をつぶる」というのが管理組合の総意なのか、はたまた「管理費用があがってもいいからブランド力の高い大手管理会社に管理してもらいたい」と考えているのかでは、相談する管理会社がまったく異なってきます。

 

管理会社の変更を検討する際は、まずは管理組合としての考え方を整理しましょう。

関連記事:マンション管理の法人化とは?メリット・デメリットや法人化の方法などを徹底解説!

注意点

マンションに住んでいる方は年代や職業、家族構成などバラバラで、それぞれ考えも異なります。

管理費の値上げは絶対反対!と考える方や、管理費の値上げはいいけど、役員が回ってこないようにして欲しい!と考える方など、人によって重要視するところはさまざまでしょう。

前者の意見を尊重するならば、安い管理費を売りにしている会社に相談すべきですし、後者を尊重するなら第三者管理方式(※)が可能な管理会社に相談すべき、ということになります。

 

※第三者管理方式についてはこちらのコラムでも詳しく紹介しています。
関連記事:新しいマンション管理の選択肢!第三者管理方式の導入メリットとデメリット

 

どっちが正しくてどっちが誤り、というものはありません。
そういった議論は避け、管理組合の総意を確認しましょう。

管理組合における意思の決定は多数決で行われます。
「管理組合のメンバーの多くがこう考えている」
これが管理組合としての総意です。

 

管理組合としての考え方がまとまったら、具体的に管理会社へ相談を始めていきましょう。
管理会社選びの参考となるマンションの管理戸数のランキングについてはインターネット上で情報が取れるので、確認してみるのもいいですね。

また、自分たちで直接マンション管理会社に問い合せをする以外に、第三者(コンサルタントと呼ばれています)に相談することも可能です。

コンサルタントに管理会社への問い合わせを頼むときの注意点

管理会社変更のサポートをしてくれるコンサルタントの中には「管理費削減」や「管理費見直し」などのキーワードを強調するところがあります。

こういったコンサルは管理組合からの手数料以外に、変更後の管理会社からも手数料(キックバック)を収受している可能性があることも知っておくとよいでしょう。

こういった場合、管理組合にとって最適と思われる管理会社よりも、そのコンサルタントにとって都合のいい管理会社を紹介されてしまうリスクがついてきます。

もちろん、すべてのコンサルタントがキックバックを受け取っているわけではないと思いますが、こういった例も実際にあるためご注意ください。

まとめ

管理会社の変更自体は、どこのマンションでも割と活発に行われています。
そのため、あまり深刻に捉える必要はありません。

また、仮に現在の管理会社に対する不満が大きくなかったとしても、他の管理会社に相談したり、見積もりを取得したりすることはマンションの維持という観点でとても有効な取り組みです。 

取得した見積もりが現状と同等であれば「うちのマンションの管理費用は相場通りなんだな」ということを認識できますし、取得した見積もりが今よりも大幅に高ければ「今の管理会社は相場よりも安いのによくやってくれている」と見方が変わるかもしれません。

管理会社変更を検討するきっかけを、現管理会社に対する不満に限定する必要はありません。

 

ここ数年他の管理会社の見積もりを取得したことがない、というマンションは参考までに見積もりだけでも取得してみてはいかがでしょうか。

もしなにから着手すればいいかわからない、などあれば弊社へぜひご相談ください。

たくさんの管理会社と業務提携をしていますので、あらゆるタイプの管理会社の紹介が可能です。
興味がございましたら、お気軽にご連絡ください。

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