マンションの管理もデジタル化の時代！何から始めるべき？
管理事務室にある大量の紙、データ化して保存できるの？
理事会や総会はオンライン会議形式で開催できるの？
管理組合向けに提供されているITツールはどんなものがあるの？
役員になられた方からこのようなご質問をいただくことがあります。
今回のコラムではマンション管理のデジタル化やITツールについて解説していきます。
INDEX
マンション管理でデジタル化が可能な部分
マンション管理でデジタル化が可能な部分は主に以下の通りです。
①オンライン会議システムを活用して理事会を開催する
②議事録作成システムを活用して理事会の議事録作成を効率化する
③チャットツールを活用して役員間や管理会社とのやり取りを行う
④デジタルサイネージを掲示板として活用する
⑤保管書類をデータ化し、ストレージ上に保管する
⑥会計システムを活用して会計関連業務を効率的に行う
一つ一つ具体的に見ていきましょう。
①オンライン会議システムを活用して理事会を開催する
以前は、理事会はマンション内の管理事務室や集会室に集まって会議を行うのが当たり前でしたが、2020年の新型コロナウィルスの流行により、オンラインでの会議や商談が一般化しました。
無料で使えるオンライン会議システムも多く、こういったツールを使うのも良いでしょう。
例えば、役員の中に平日は夜遅くまで仕事がある方がいると、理事会は土日に開催されることが多くなります。
しかし、土日はゆっくり休みたい、家族と過ごしたい、外出したいと考える方も多く、出席率が低下することがあります。
このような場合に、オンライン会議システムを活用して平日の夜に理事会を開催し、仕事中の参加や移動中の電車内からの参加など、工夫されているマンションの例も見受けられます。
同様に管理会社の担当者や館外に住む区分所有者も理事会に参加しやすくなるというメリットもあります。
ただし、全員がオンライン会議システムを十分に使いこなせるわけではないため、オフラインを併用すると良いでしょう。
②議事録作成システムを活用して理事会の議事録作成を効率化する
ここ数年でAIによる音声認識技術が飛躍的に向上しました。
高い精度で録音データから自動で文字起こしができるシステムが多数登場しています。
さらに、先ほど触れましたオンライン会議システムの一部には自動文字起こし機能が組み込まれているものもあります。
理事会で活用するなら、こうしたシステムを検討するのが良いでしょう。
管理会社に管理業務を委託している場合、議事録の草案の作成は管理会社が行うのが一般的です。
そのため、議事録作成システムを導入しても管理組合の負担軽減や効率化にはならないかもしれませんが、管理会社が議事録の案を提出するのに1週間以上かかるケースも多くあります。
その場合、役員の方たちの記憶があいまいになり、確認に時間がかかってしまう場合もよく見られます。
自動作成なら会議終了後に速やかに文字起こしができますし、基本的には話した内容がそのまま議事録になるため、確認する必要がないというメリットもあります。
③チャットツールを活用して役員間や管理会社とのやり取りを行う
理事会メンバーや管理会社との連絡にチャットツールを活用するケースが増えています。
理事会の日程調整や簡単な連絡事項などは、メールや電話で行うより手軽で効率的です。
一般的にはLINEが使いやすいですが、非プライベートなやり取りには適していないと感じる人もいます。
その場合は、管理組合用の専用ツールを検討すると良いでしょう。
ただし、ITツールに対するアレルギー反応を持つ人もいるため、配慮が必要です。
関連記事：マンションの管理組合でよくあるトラブルとは？その解決法も解説
④デジタルサイネージを掲示板として活用する
以前は、マンション内のお知らせは掲示板に紙で掲示されるのが一般的でしたが、最近ではデジタルサイネージを使った例も増えています。
紙の掲示は時間が経つと色あせたり剥がれたりして見栄えが悪くなることがありますが、デジタルであればその心配がありません。
また、ペーパーレスにつながるというメリットもあります。
一方で、デジタルサイネージだと掲示を見ない住民がいる可能性や、利用料がかかるというデメリットもあり、活用事例はあまり多くないようです。
⑤保管書類をデータ化し、ストレージ上に保管する
管理組合の保管書類は法的な保存義務はありませんが、東京都が公開しているガイドブックでは保存期間を「永久」や「10年」と定めているものが多く見受けられます。
いくら過去の資料とはいえ、処分してしまうのは何となく不安と思われる方が多いため、ガイドブックに準じた運用をされている管理組合が多いようです。
こうした状況から、管理組合の書類は年々たまる一方です。
そこでクラウド上に保管するサービスを活用するという例が増えてきています。
クラウド上にデータを保存することで、物理的なスペースを取らずに書類を保管でき、また災害などのリスクからも安全にデータを守ることができます。
なお、管理組合の書類の保存期限については別のコラムで紹介していますので、併せてお読みください。
関連記事：【マンション管理組合役員向け】書類の保存期間は？各例を紹介
⑥会計システムを活用して会計関連業務を効率的に行う
管理組合の会計関連業務は大きく以下の3つに分類されます。
A管理組合口座からの支払い
B管理費などの徴収
C決算書類の作成
これらの業務をシステムを活用して行う場合、
A銀行のインターネットバンキングを活用する
B収納代行会社のサービスを利用する
C市販の会計ソフトを活用する
という方法が考えられます。
しかし、これらを活用しても、担当する役員の負担が大きいという課題があります。
Bの収納代行会社のサービスを利用しても、引き落とす金額は自分たちで計算しなければなりません。
例えば区分所有者が売買などにより請求する相手が変わったり、駐車場を契約したため、その分を加算したり、前月の滞納分を加算したりなど、引き落としのための元データを管理する必要があるでしょう。
一方で、Cの市販の会計ソフトを活用しても、仕訳を自分たちで入力しなければなりません。
そのため、ある程度会計に関する知識がなければ、正しく処理できないこともあります。
また、会計ソフトの残高と実際の残高が一致しないということもよくあります。
そのため、会計関連業務だけは業務効率化が難しく、管理会社に頼らず自主管理を円滑に行うのは困難と言われていました。
しかし、弊社が提供するマンション管理支援アプリ「クラセル」を使えばそのような問題は解消されます。
クラセルは、マンション管理や会計に関する知識や経験のない人でも問題なく使いこなせるようにしたアプリです。
クラセルを活用すれば、先ほどの３つの業務が驚くほど簡単に処理できるようになりますし、３つの機能が全て連動しているので、とても便利です。
具体的には、支払いについてはクラセル上で簡単に行うことができ、管理費などの引き落とし金額は自動で計算されます。
また、決算書類は支払いや引き落とし結果に応じて自動で作成されるので、他の会計ソフトと違い、仕訳を入力する必要がありません。
これまで自主管理は「難しいもの」と思われていましたが、クラセルが登場して以来「できるもの」「コスト削減の選択肢の一つ」という位置付けに変わってきました。
クラセルでできることや実際の運用イメージについては、別のコラムでも紹介していますので、ご興味があれば併せてご覧ください。
関連記事：マンション管理支援アプリ「クラセル」の機能のご紹介 高齢者でも使えるって本当？
まとめ
日本のスマートフォンの普及率は、NTTドコモ モバイル社会研究所の調査によると2024年1月時点で97％を超えています。
デジタル化の流れは今後ますます加速する見込みであり、少しずつではありますが、マンション管理に関するITツールも増えてきています。
ITの活用により人的コストを削減したり、利便性を高めたりすることが期待されます。導入についてご検討されてみてはいかがでしょうか。
